20 Fév Conservation des factures : le recours à la numérisation autorisé ?
En principe, les entreprises, et plus généralement les contribuables dans leur ensemble, doivent conserver, pendant un certain temps, les documents sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de communication, d’enquête ou de contrôle : c’est le cas par exemple des factures. Des précisions ont été apportées concernant la numérisation des factures papier…
La numérisation autorisée sous conditions
Depuis le 31 mars 2017, les entreprises qui reçoivent ou émettent des factures papier peuvent les numériser à tout moment, sous conditions, et les conserver sur support numérique pendant au moins 6 ans.
Cette possibilité qui leur est offerte de recourir à la numérisation a pour but de leur permettre de réaliser des économies en matière d’archivage. Mais encore faut-il que les conditions suivantes soient respectées, à savoir :
- la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu de la facture (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
- le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) : par mesure de tolérance, une numérisation ne respectant pas le code couleur est admise par l’administration, sous réserve que les couleurs ne soient pas porteuses de sens ;
- en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
- l'archivage numérique peut être effectué par l’entreprise elle-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
- les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
- afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
- ○ d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ○ d'une empreinte numérique ;
- ○ d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ○ ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
- chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Notez que par mesure de tolérance, l’administration admet la possibilité de numériser pour conservation les factures émises ou reçues avant le 31 mars 2017, sous réserve que les conditions ci-dessus mentionnées soient respectées.
Source :
- BOFiP-Impôts-BOI-CF-COM-10-10-30-10
- Article L 102 B du Livre des procédures fiscales
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